Eine Anstellung bedeutet Leistung gegen Geld. Sei es in einem Vertrag nach Stundenaufwand oder auch in einem regulären Arbeitsvertrag in Voll- oder Teilzeit. 

Nicht alle Leistungen können direkt in Stunden aufgewogen werden. Zum Beispiel kann in kreativen Berufen in einem genialen Geistesblitz innerhalb einiger Minuten mehr Wert erzeugt werden als mit einer Woche Aufwand. 

In aller Regel resultieren jedoch auch aus einem genialen Einfall weitere und zeitintensivere Arbeiten. Die geleisteten Stunden sind also aus vielen Aspekten wichtig für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. 

Die Zeiterfassung setzt Vertrauen in die Mitarbeiter voraus. Aber wie viel Vertrauen ist gut? Wie viel Controlling ist nötig? Wie können Mitarbeitende motiviert werden, die Zeiterfassungen pünktlich und sorgfältig durchzuführen?

 

Was sind also die wichtigsten Gründe für eine detaillierte Zeiterfassung?

• Transparenz

Eine detaillierte Stundenerfassung ermöglicht die sachliche Diskussion über die erbrachte Arbeitsleistung. Der Arbeitnehmer dokumentiert, was er geleistet hat, im Idealfall mit einer aussagekräftigen Beschreibung zu jeder Erfassung.

Der Arbeitnehmer kann aufgrund konkreter Daten die richtigen Fragen stellen. Wie viel wurde gearbeitet? Wo sind Lücken? Stimmt der erfasste Zeitaufwand mit den Schätzungen überein?

 

• Controlling

Das Controlling umfasst die Steuerung des Unternehmens aufgrund von Kennzahlen. Das kann Projekte betreffen, aber auch die Einhaltung der Arbeitsgesetze oder einfach die faire Behandlung aller Mitarbeitenden.

Professionelle Zeiterfassungslösungen ermöglichen die Hinterlegung von Soll-Werten (Budget oder geplante Stunden in Projekten, Arbeitszeitmodelle für Mitarbeiter). Das Delta zwischen den erfassten Arbeitszeiten sowie den Soll-Werten ermöglicht ein Eingreifen zu einem frühen Zeitpunkt, bevor ein Projekt aus dem Ruder läuft oder die Ferien bis Ende Jahr nicht mehr bezogen werden können. 

 

• Gesetz

Das Arbeitsgesetz schreibt für "normale" Arbeitnehmende vor, dass die geleisteten Stunden protokolliert werden. Nur leitende Angestellte und Mitarbeitende in einigen Branchen sind davon ausgenommen.

Als Unternehmer geht man also grosse Risiken ein, wenn Arbeitszeiten nicht festgehalten werden. 

Eine proaktive Kontrolle durch den Gesetzgeber findet zum Glück selten statt, aber im Streitfall mit einem ausgetretenen Mitarbeitenden wird das Gericht zugunsten des Arbeitnehmers entscheiden, wenn kein umfassender Nachweis der streitbaren Abweichungen (z.B. Ferienanspruch, Überzeit) erbracht werden kann.

Professionelle Lösungen ermöglichen, mithilfe von Arbeitszeitabrechnungen, weitere Erfassungen oder Korrekturen in der Vergangenheit zu sperren, damit ein Missbrauch mit Vergangenheitsdaten ausgeschlossen werden kann. Auch Änderungen an Zeit- oder Feriensaldi können so vorgenommen und protokolliert werden.

 

• Verrechnung

Wenn die erbrachten Leistungen dem Kunden nach Aufwand in Rechnung gestellt werden, ist eine projektorientierte Zeiterfassung auf jeden Fall notwendig. Im Idealfall können auch die Tarife (Stundenansätze) hinterlegt werden, was die Verrechnung erleichtert und gegenüber dem Budget einen Ist-/Sollvergleich ermöglicht.

 

Wie motiviere ich die Mitarbeiter, regelmässig und genau Ihre Arbeitszeiten zu erfassen?

• Erklären Sie gemäss obigen Gründen, wie wichtig diese Daten für das Wohlergehen der Unternehmung und damit zur Sicherung der Arbeitsplätze sind.
• Halten Sie die Vorgaben in Ihrem Personalreglement fest.
• Setzen Sie eine professionelle Zeiterfassungslösung ein, damit die Erfassungen effizient stattfinden können.
• Gehen Sie mit gutem Beispiel voran.

 

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