Situé à Villars-sur-Ollon, le Villars Alpine Resort est un lieu unique aspirant à challenger l'hôtellerie traditionnelle. L'emblématique Villars Palace, le Victoria Hotel & Residence ainsi que le Villars Lodge accueillent la clientèle dans une atmosphère chaleureuse, conviviale grâce à un service attentionné et personnalisé.

Afin de compléter notre équipe, nous recherchons un/e:

En tant qu’Events & Sales Intern, vous participez à la coordination du département des Events & Sales sous la supervision du Directeur des Événements & Groupes. Vous coordonnez tous les événements tels que les séminaires ou banquets depuis la signature du contrat jusqu’au départ du groupe ainsi que la facturation en collaboration avec les membres du département.

Vous vous assurez que les événements et les groupes organisés au sein des établissements répondent aux normes de qualité des hôtels du Villars Alpine Resort.

Missions principales :

Avant l’arrivée des clients :

• Faire le suivi du règlement des acomptes comme établis par contrat en collaboration avec le service des Sales.
• Organisation et conduite des visites d’inspection et dégustations.
• Suivre l’évolution des contingents de chambres et du nombre de participants aux dates contractées, enregistrement des réservations dans le système Opéra.
• Communication régulière avec les organisateurs de manière à obtenir toutes les informations nécessaires à l’établissement des ordres de service.
• Rédaction et communication des ordres de services à tous les départements dans les délais impartis.
• Préparation des éléments de papeterie, création de menus, affichage et signalétiques nécessaires au bon déroulement de l’événement.
• Soutien dans des tâches déléguées par le département des Sales.

Durant l’événement :

• Suivre quotidiennement les événements avec les clients.
• Gestion des demandes de dernière minute.
• Coordonner et suivre avec les équipes sur le terrain et avec les éventuels prestataires externes.
• Suivre quotidiennement la facturation.

Après l’événement :

• Établissement de la facture finale en collaboration avec le service des Finances.
• Évaluation de la satisfaction des clients.
• Garder contact sur le long terme avec les clients pour fidéliser et développer les futures opportunités.

Profil recherché :

• Étudiant(e) d’une école hôtelière ou commerciale reconnue en Suisse ou à l’international.
• Premier stage validé dans un poste opérationnel en hôtellerie de standing (4* ou 5*).
• Langues : Français et anglais, autre langue un atout.
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités simultanément.
• Utilisation efficace des systèmes informatiques usuels et Opéra Cloud un atout.

Nous vous offrons :

• Un stage enrichissant au sein d’une équipe soudée.
• Un poste de travail dans un cadre exceptionnel en face des dents du Midi.
• Repas du personnel offert.
• Avantages exclusifs en tant que membre de l’hôtellerie Suisse.
• Logements du personnel de très bonne qualité.
• Cours professionnels gratuits.
• Formations linguistiques.
• Accompagnements dans les démarches administratives.